Kurse, Seminare und Lehrgänge zentral planen und verwalten
Mit dem Kursmanager planen und verwalten Sie Seminare, Kurse, Lehrgänge und Events zentral – von Terminen und Räumen über Teilnehmende bis zu Preisen, Dokumenten und Auswertungen.
Zeitsparende Kursverwaltung
Der Kursmanager unterstützt Sie mit effizienter Kursplanung, klaren Abläufen und einem zentralen Überblick über alle kurs- und teilnehmendenbezogenen Informationen. Ein durchdachtes Kursmanagement schafft einen spürbaren Mehrwert für alle Beteiligten. Eine übersichtliche Ablage aller kurs- und teilnehmendenbezogenen Informationen sowie die einfache Datenbearbeitung leisten ebenfalls einen wertvollen Beitrag. Die Zeitersparnis, die durch intelligente Workflows und schlanke Abläufe in der Kursadministration und -planung entsteht, ist nur einer von vielen Vorteilen. Mit dem Kursmanager wird auch die Motivation der Anwender gestärkt, Kostenvorteile erzielt und das Kundenerlebnis verbessert.
Grundfunktionen
Kurs- und Semesterplanung
Planen Sie Ihre Kurse mit System
Mit dem Kursmanager planen Sie Seminare, Kurse und Lehrgänge zentral in einem System. Grundlage hierbei sind die im System gespeicherten Daten – etwa zu Veranstaltungsorten, Referenten und Zeiträumen. Konflikte bei der Zuordnung von Räumen, Referenten oder Terminen (Ausfalltage) werden im System visuell angezeigt. Sämtliche Kurse können einfach repliziert werden. Das ist besonders komfortabel und spart Ihnen wertvolle Zeit bei der Planung neuer Zeiträume.
Zeiträume und Ausfalltage
Vereinfachen Sie die Planung
Sie können beliebige Zeiträume anlegen, zum Beispiel «Quartal», «Semester», «Jahr». Indem Sie einen neuen Zeitraum hinterlegen, können Sie bestehende Veranstaltungen bequem kopieren. Dadurch wird die Planung regelmässig wiederkehrender Kurse und Veranstaltungen deutlich erleichtert. Zur Vermeidung von Terminkonflikten können auch die Ausfalltage, wie Ferien und Feiertage, zentral erfasst werden. Die hinterlegten Ausfalltage werden bei der Kursplanung automatisch berücksichtigt. Der Kursmanager erkennt Terminkonflikte und zeigt sie visuell an.
Kursarten und Kategorien
Strukturieren Sie Ihre Angebote
Sie können Ihr Kursprogramm strukturieren und Ihre Veranstaltungen thematisch zuordnen. Die Grundlage bilden frei definierbare Kursarten – etwa Seminar, Einzelunterricht oder Infoanlass – sowie Kategorien wie Informatik oder Sprachen und sogar passende Unterkategorien, beispielsweise verschiedene Sprachgruppen. So behalten Sie leicht den Überblick über Ihr komplettes Kursangebot – dank der Möglichkeit, gezielt nach Kursarten und Kategorien zu filtern.
Preise und Rabatte
Differenzieren Sie Ihre Preise
Zusätzlich zum Standardpreis lassen sich individuelle Preiskategorien definieren – beispielsweise für Studenten, Senioren oder Mitglieder. Zudem kann für jede Preiskategorie ein pauschaler oder prozentualer Rabatt im Verhältnis zum Standardpreis hinterlegt werden. Besonders praktisch: Sie können Preise und Gruppen verknüpfen. Ist einem Teilnehmenden eine entsprechende Gruppe zugewiesen – zum Beispiel «Mitglied» – wird der reduzierte Preis automatisch berücksichtigt und bei der Kalkulation sowie der Rechnungsstellung herangezogen.
Standorte und Räume
Erleichtern Sie sich die Raumplanung
Sämtliche Kursstandorte und verfügbaren Räume lassen sich im dafür vorgesehenen Register erfassen. Dies erleichtert Ihnen die Raumplanung erheblich – insbesondere, da Sie zusätzlich die Raumkapazität erfassen, Kontaktpersonen hinterlegen und relevante Dateien, wie etwa Mietverträge, direkt im System ablegen können. Integrierte Planungshilfen helfen Ihnen, rasch passende und verfügbare Räume zu finden. Besonders clever: Doppelbelegungen werden angezeigt.
Referentenverwaltung
Verwalten Sie alle Referenten zentral
Referenten werden im Kursmanager als erweiterte Kontakte mit zusätzlichen Angaben wie AHV-Nummer und Bankverbindung verwaltet.
Teilnehmendenverwaltung
Behalten Sie den Überblick über alle Anmeldungen
Ein paar wenige Klicks genügen für eine Anmeldung, Umbuchung oder Annullierung von Teilnehmenden. Sie erkennen sofort den aktuellen Status der einzelnen Teilnehmenden: «registriert», «unbezahlt», «bezahlt», «annulliert», «auf der Warteliste» – sowohl beim Kurs als auch im Register «Teilnehmende». Zudem erstellen Sie mit einem Klick Teilnehmenden- und Wartelisten auf Basis der aktuellen Daten.
Anwesenheitskontrolle
Verschaffen Sie sich einen Überblick zu den Kursbesuchen
Auf Knopfdruck können Sie eine Anwesenheitsmatrix zur Kontrolle der An- und Abwesenheiten erstellen. In dieser Excel-Datei können die Kursleitenden selbst die Absenzen der Kursteilnehmenden eintragen. Nach Rückmeldung des Kursleitenden können Sie die An- und Abwesenheiten im Kurs direkt erfassen. Bei Bedarf können zu den Einträgen auch Kommentare eingegeben werden. Mit der Zusatzfunktion «Kursleitenden-Login» geht es sogar noch einfacher und komfortabler. Diese ermöglicht den Kursleitenden, die Teilnehmendenliste und die Anwesenheitsmatrix selbst herunterzuladen und die An- und Abwesenheiten online zu erfassen. Im Anschluss verarbeitet das System die erfassten An- und Abwesenheiten automatisch.
Kalender
Lassen Sie sich mit grafischen Hilfen unterstützen
Die grafische Kalenderansicht ist besonders hilfreich, wenn Konflikte auftreten und zu lösen sind. Im Kalender werden die Termine aller Veranstaltungsorte visuell dargestellt. Dabei können Sie zwischen Wochen- und Tagesansicht wählen. Sie können direkt im Kalender zwischen den Orten wechseln und auch Referenten einblenden.
Einnahmen und Ausgaben
Erkennen Sie, ob sich die Kursdurchführung finanziell lohnt
Lohnt sich die Durchführung eines Kurses? Dank der Kalkulation finden Sie rasch eine Antwort – denn die Einnahmen und Ausgaben pro Kurs liegen Ihnen stets aktuell vor. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, die kumulierten Einnahmen und Ausgaben über eine oder mehrere Kurskategorien oder über einen beliebigen Zeitraum abzufragen.
Dokumente und Listen
Erstellen Sie Ihre benötigten Dokumente mit einem Mausklick
Dank der zentralen Speicherung aller erforderlichen Informationen bereitet der Kursmanager Ihre benötigten Dokumente, beispielsweise Anmeldebestätigungen oder Zertifikate, im Hintergrund ab Vorlage für Sie vor. Warte- und Teilnehmendenlisten sowie Anwesenheitslisten sind stets auf dem aktuellen Stand und ebenfalls mit einem Mausklick erstellt. Dabei sparen Sie viel Zeit.
Dateiablage
Legen Sie die adäquate Dateiablage fest
Daten werden heutzutage in der Regel elektronisch gespeichert. So können Sie beispielsweise Word- oder PDF-Dateien direkt beim Kurs hochladen. Weiter können Sie definieren, ob die Datei nur für interne Zwecke, zum Beispiel für eine Referentenvereinbarung, bestimmt ist oder auch für Dritte sichtbar sein soll, wie zum Beispiel ein Kursflyer.
Excel-Export
Exportieren Sie Ihre Daten mit einem Klick
Der Kursmanager erlaubt dem Anwender von allen Seiten innerhalb der Software den Export nach Excel. Dazu genügt ein einziger Mausklick. Selbstverständlich können Sie durch individuelle Abfragen auch eigene Auswertungen erstellen und die Daten nach Excel exportieren.
Filter- und Suchfunktion
Sie finden, was Sie suchen
Mit der Suchfunktion können Sie in der Datenbank nach Wörtern, Wortfragmenten und Zahlen
suchen. Ein umfassender Datenfilter macht zudem individuelle Auswertungen möglich. Diese
können Sie für künftige Anwendungen als vordefinierte Filter speichern. Somit suchen Sie effektiv – ganz ohne Programmierkenntnisse.
Zusatzfunktionen
Kursausschreibung (Website-Schnittstelle)
Vermarkten Sie Ihre Angebote im Internet
Bestimmt wollen Sie Ihr Kursangebot auf Ihrer Website veröffentlichen und für Interessierte buchbar machen. Dann wird Ihnen die Zusatzfunktion «Kursausschreibung» gefallen. Dank dieser können Sie Ihre Seminare und Lehrgänge direkt auf der Website ausschreiben – in kundenfreundlicher Art und Weise und optimiert für Suchmaschinen wie
zum Beispiel Google. Zudem entfällt das mühsame Abtippen von Inhalten aus E-Mail-Anmeldungen. Schliesslich verarbeitet der Kursmanager die Kundendaten aus eingehenden Online-Anmeldungen automatisch und fortschrittlich im System.
Teilnehmenden-Login
Verbessern Sie das Kundenerlebnis
Mit der Zusatzfunktion «Teilnehmenden-Login» bieten Sie Ihrer Kundschaft einen Mehrwert. Verschiedene Self-Service-Funktionen ermöglichen Ihrer Kundschaft beispielsweise die selbstständige, zeitlich unabhängige Kontaktdatenbearbeitung oder das zügige Herunterladen von Dokumenten. Damit verbessern Sie das Kundenerlebnis und reduzieren den administrativen Aufwand im Kundenservice spürbar.
Kursleitenden-Login
Vereinfachen Sie die Kommunikation
Mit der Zusatzfunktion «Kursleitenden-Login» optimieren Sie die Kommunikation mit Ihren Kursleitenden. Diese sind, dank Self-Service-Funktionen, in der Lage, selbstständig und zeitlich unabhängig zur effizienten Kursverwaltung beizutragen. So können sie beispielsweise Teilnehmendenlisten herunterladen, Kursdokumente hochladen oder Absenzen erfassen. Die Zusammenarbeit wird auf diese Weise einfacher und alle Beteiligten werden entlastet.
Raumbuchung (Website-Schnittstelle)
Vermieten Sie Ihre Räume an Dritte
Haben Sie eigene Räume, die Sie an Dritte vermieten möchten? Dank der Schnittstelle «Raumbuchung» können Interessierte direkt über Ihre Website nach verfügbaren Räumen suchen und gleich einen passenden Raum auswählen und reservieren.
Lehrgänge mit Modulen
Verwalten Sie Studiengänge unkompliziert
Mit diesem Modul können Lehrgänge, die sich aus einzelnen Modulen zusammensetzen, komfortabel erstellt und verwaltet werden. Teilnehmende können dabei sowohl in den gesamten Lehrgang als auch gezielt in einzelne Module des Studiengangs eingebucht werden.
Preise und Optionen
Hinterlegen Sie Kursoptionen
Mit diesem Modul können Sie Optionen beim Kurs erstellen, zum Beispiel «Essen: ja/nein». Ebenso lassen sich bei den Optionen auch Preise zur Anzeige bei der Kursanmeldung hinterlegen. Schliesslich können die gewählten Optionen bei der Rechnungsstellung berücksichtigt werden.
Honorar und Spesen
Erfassen Sie das Honorar für externe Referenten
Dieses Modul ermöglicht Ihnen, ein Honorar, etwa pro Unterrichtseinheit oder pro Stunde,
und Spesen beim Referenten zu erfassen. Das Honorar des Kursleitenden wird in der «Kurskalkulation» zur Berechnung der Einnahmen und Ausgaben berücksichtigt.
Umfragen erstellen
Erhalten Sie wertvolles Feedback
In Ihren Bestrebungen, eine hohe Kursqualität zu gewährleisten, sind Sie bestimmt an systematisch erhobenen Rückmeldungen interessiert. Dieses Modul unterstützt Sie mit der Erstellung von Umfragen und deren Versand an Kursteilnehmende und/oder Referenten.
Kursverwaltung im Kursmanager live erleben
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Unser Beratungsteam ist gerne persönlich für Sie da.
Entdecken Sie alle Bereiche
Mit dem Kursmanager organisieren Sie alle Bereiche zentral in einem System. Sämtliche Bereiche sind identisch aufgebaut, klar gegliedert und direkt miteinander verknüpft. Ihre Arbeit wird dadurch einfacher und wesentlich angenehmer.
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Alle Kontakte zentral und übersichtlich organisieren
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Rechnungen einfach erstellen und Debitoren übersichtlich verwalten.